Informativa generale sul trattamento dei dati personali
Relativa alla gestione dei rapporti con clienti, fornitori e potenziali clienti, alle attività commerciali, amministrative e contrattuali, alle comunicazioni promozionali e alle eventuali attività di profilazione, alla navigazione sui siti aziendali e agli acquisti online.
Ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 e successive modificazioni.
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento dei dati personali è Ditom S.r.l. (di seguito “Ditom”), con sede in Via Tonale 18 – 20021 Baranzate (MI), Italia.
Per qualsiasi informazione relativa al trattamento dei dati personali o per esercitare i diritti previsti dalla normativa vigente, è possibile contattare Ditom all’indirizzo email customercare@ditom.it.
2. Quali dati personali trattiamo
Nello svolgimento delle proprie attività, Ditom può raccogliere e trattare dati personali riferiti a clienti, potenziali clienti, fornitori, professionisti e referenti delle organizzazioni con cui intrattiene rapporti commerciali. I dati possono essere acquisiti mediante contatti diretti, corrispondenza, siti web aziendali, piattaforma e-commerce WooCommerce, documentazione contrattuale e amministrativa o altre fonti lecite. In relazione alla finalità, possono comprendere:
a) Dati identificativi e professionali: nome, cognome, ragione sociale, ruolo o funzione aziendale.
b) Dati di contatto: indirizzo email, numero di telefono e recapiti professionali.
c) Dati commerciali e contrattuali: richieste di informazioni, offerte, preventivi, ordini, forniture, contratti, corrispondenza commerciale, interventi e richieste di assistenza, eventualmente registrati nei sistemi informatici e CRM aziendali.
d) Dati amministrativi, fiscali e finanziari: dati di fatturazione, codice fiscale, partita IVA ove riferibile a persone fisiche, coordinate bancarie, informazioni su pagamenti, incassi, scadenze e adempimenti amministrativi e contabili.
e) Dati relativi alle interazioni con comunicazioni email: aperture, clic sui collegamenti e, ove consentite e applicabili, informazioni o indicatori derivati da tali interazioni, come punteggi di interesse commerciale, tag e segmenti di appartenenza.
f) Dati di navigazione web: indirizzi IP, informazioni sul dispositivo e sul browser, pagine e risorse richieste, date e orari di accesso e ulteriori informazioni tecniche raccolte durante l’utilizzo dei siti aziendali, nei limiti necessari al funzionamento, alla sicurezza e alle ulteriori finalità legittimamente perseguite.
g) Dati relativi agli acquisti online e agli eventuali account: dati anagrafici e di contatto inseriti dal cliente al momento dell’ordine, indirizzi di spedizione e fatturazione, prodotti acquistati, informazioni sugli ordini e sul loro stato, storico degli acquisti e dati relativi all’esito e agli identificativi delle transazioni. Il catalogo e-commerce è consultabile liberamente; per completare un acquisto è necessario fornire i dati richiesti al checkout. I pagamenti elettronici sono gestiti tramite Stripe: Ditom non raccoglie né conserva i numeri completi delle carte di pagamento o i relativi codici di sicurezza.
3. Finalità e basi giuridiche del trattamento
I dati personali vengono trattati per le finalità di seguito indicate.
F1 – Gestione delle richieste di informazioni e dei rapporti commerciali
Il trattamento è finalizzato a rispondere alle richieste di contatto, fornire informazioni tecniche e commerciali sui prodotti e servizi offerti da Ditom, predisporre preventivi e offerte e gestire le comunicazioni conseguenti.
I dati possono inoltre essere utilizzati per la gestione dei rapporti contrattuali, delle forniture e delle attività di assistenza commerciale.
La base giuridica del trattamento è costituita, secondo il caso concreto, dall’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato, dall’esecuzione di obblighi contrattuali, dall’adempimento di obblighi di legge o dal legittimo interesse del Titolare, ove applicabile e adeguatamente valutato.
F2 — Adempimenti amministrativi, contabili, fiscali e legali.
Emissione e conservazione di documenti contabili e fiscali, adempimenti normativi, gestione di obblighi e richieste delle autorità.
La base giuridica del trattamento è costituita dall’adempimento di obblighi di legge (art. 6, par. 1, lett. c), GDPR) e, ove applicabile, dall’esecuzione di obblighi contrattuali (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR).
F3 — Tutela del patrimonio e dei diritti aziendali.
Gestione di contestazioni, recupero crediti e difesa in giudizio.
Base giuridica: legittimo interesse (art. 6, par. 1, lett. f, GDPR), ove applicabile, e ulteriori basi previste dalla normativa.
F4 — Comunicazioni informative e promozionali.
Il trattamento è finalizzato all’invio di newsletter, aggiornamenti tecnici, presentazioni di prodotti e servizi, offerte commerciali, promozioni e comunicazioni relative a eventi, fiere e iniziative formative organizzate o promosse da Ditom.
Base giuridica: consenso (art. 6, par. 1, lett. a, GDPR), salvo specifiche ipotesi ammesse dalla legge, fra cui l’art. 130, comma 4, del D.Lgs. 196/2003 quando ne ricorrano rigorosamente le condizioni.
F5 – Tracciamento e profilazione commerciale
Il trattamento è finalizzato all’analisi degli interessi commerciali dei destinatari, al fine di proporre comunicazioni e approfondimenti maggiormente pertinenti ai prodotti e servizi di loro potenziale interesse.
Tali attività possono essere effettuate mediante elaborazioni informatiche e automatizzate, comprese l’attribuzione di punteggi di interesse commerciale, la classificazione dei contatti, l’assegnazione di tag e l’attivazione di differenti percorsi di comunicazione.
Le attività di profilazione commerciale vengono effettuate, quando richiesto dalla normativa, previo consenso specifico dell’interessato, liberamente revocabile in qualsiasi momento.
Il mancato rilascio del consenso alla profilazione non pregiudica la possibilità di richiedere informazioni né di ricevere comunicazioni commerciali per le quali sussista una distinta base giuridica.
F6 – Navigazione web e acquisti online
Il trattamento è finalizzato a consentire la navigazione e il corretto funzionamento e la sicurezza dei siti aziendali, la libera consultazione del catalogo e-commerce, la raccolta dei dati anagrafici e di recapito necessari all’acquisto, l’elaborazione degli ordini online, la gestione dei pagamenti, delle spedizioni e della relativa assistenza. I pagamenti elettronici vengono elaborati dal prestatore di servizi di pagamento Stripe, secondo le rispettive responsabilità in materia di protezione dei dati. Ditom riceve le informazioni necessarie a verificare l’esito del pagamento e gestire l’ordine, senza acquisire né conservare i numeri completi delle carte o i relativi codici di sicurezza.
Le basi giuridiche sono costituite, secondo la specifica attività, dall’esecuzione del contratto o di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6, par. 1, lett. b), GDPR), dall’adempimento di obblighi di legge (lett. c) e dal legittimo interesse alla sicurezza e al corretto funzionamento dei servizi (lett. f), ove applicabile. L’uso di cookie e strumenti di tracciamento non tecnici è disciplinato dalle relative regole e dalla specifica Cookie Policy.
4. Conferimento dei dati e natura dei consensi
Il conferimento dei dati personali richiesti nei moduli di contatto è facoltativo, ma necessario per consentire a Ditom di rispondere alle richieste dell’interessato.
Il conferimento dei dati necessari alla gestione dei rapporti commerciali, contrattuali, amministrativi e fiscali può essere necessario per l’instaurazione e l’esecuzione dei relativi rapporti e per l’adempimento degli obblighi previsti dalla legge.
Il catalogo e-commerce è liberamente consultabile; per completare l’acquisto è necessario conferire i dati identificativi, di contatto, spedizione e fatturazione richiesti al checkout. Il mancato conferimento dei dati essenziali impedisce la gestione dell’ordine. L’eventuale creazione di un account, ove offerta dalla piattaforma, è distinta dal conferimento dei dati obbligatori per l’acquisto.
Il mancato conferimento dei dati indispensabili potrebbe impedire la corretta gestione della richiesta.
I consensi relativi alle comunicazioni promozionali e alla profilazione commerciale sono liberi e facoltativi.
Il mancato rilascio di tali consensi non compromette l’inoltro delle richieste di informazioni, la ricezione dei preventivi richiesti o l’esecuzione dei rapporti contrattuali eventualmente in essere.
L’interessato può revocare in qualsiasi momento i consensi eventualmente prestati, senza pregiudicare la liceità dei trattamenti effettuati prima della revoca.
5. Modalità di trattamento e utilizzo dei sistemi CRM
Il trattamento dei dati personali viene effettuato mediante strumenti informatici, telematici e, ove necessario, cartacei, con modalità pertinenti alle finalità perseguite.
Le informazioni raccolte possono essere registrate nei sistemi aziendali di gestione delle relazioni commerciali (CRM), al fine di organizzare le richieste, gestire i rapporti commerciali e conservare uno storico delle comunicazioni.
Per la gestione delle newsletter, delle campagne informative e promozionali e delle relative attività di analisi e automazione, Ditom utilizza anche la piattaforma ActiveCampaign.
L’inserimento dei dati nei sistemi CRM non comporta automaticamente il consenso alla ricezione di comunicazioni promozionali o alle attività di profilazione.
Il trattamento dei dati avviene nel rispetto dei principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, integrità e riservatezza previsti dalla normativa vigente.
6. Comunicazione dei dati e destinatari
I dati personali potranno essere conosciuti dal personale di Ditom autorizzato al trattamento e da soggetti esterni che collaborano con l’azienda per lo svolgimento delle attività necessarie alle finalità dichiarate.
In particolare, i dati potranno essere comunicati, nei limiti di quanto necessario, a:
Fornitori di servizi informatici, hosting, manutenzione e gestione del sito web.
Fornitori di piattaforme e-commerce e servizi connessi, incluso Stripe per l’elaborazione dei pagamenti elettronici, nonché trasportatori e operatori logistici, nei limiti necessari alla gestione degli ordini, dei pagamenti e delle consegne.
Fornitori di piattaforme CRM, email marketing e strumenti di gestione delle comunicazioni.
Consulenti e professionisti incaricati di attività tecniche, amministrative e organizzative.
Aziende partner e collaboratori commerciali coinvolti nella gestione delle richieste e nell’erogazione dei servizi.
I soggetti esterni tratteranno i dati in qualità di responsabili del trattamento, ove designati ai sensi dell’articolo 28 del GDPR, oppure di autonomi titolari, in relazione ai rispettivi ruoli.
I dati personali non saranno oggetto di diffusione indiscriminata.
7. Trasferimento dei dati verso Paesi extra UE
Per lo svolgimento delle proprie attività, Ditom si avvale di fornitori di servizi informatici, piattaforme per la gestione del sito web, sistemi CRM e strumenti di comunicazione e marketing che possono avere sede o avvalersi di infrastrutture situate al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Qualora il trattamento dei dati personali comporti trasferimenti verso Paesi terzi, questi saranno effettuati nel rispetto delle disposizioni previste dal Capo V del Regolamento (UE) 2016/679, sulla base degli strumenti giuridici e delle garanzie effettivamente applicabili, quali decisioni di adeguatezza della Commissione europea o clausole contrattuali standard.
L’interessato può richiedere informazioni sugli eventuali trasferimenti internazionali e sulle relative garanzie contattando Ditom all’indirizzo customercare@ditom.it.
8. Periodo di conservazione dei dati
Ditom conserva i dati personali per periodi proporzionati alle finalità per le quali sono stati raccolti, nel rispetto del principio di limitazione della conservazione previsto dall’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679.
Dati relativi alle richieste di informazioni e ai rapporti commerciali
I dati personali sono conservati per il periodo necessario alla gestione delle richieste, all’esecuzione dei rapporti contrattuali e commerciali, alle attività di assistenza e all’adempimento degli obblighi normativi applicabili.
Dati relativi alla navigazione e agli acquisti online
I dati tecnici di navigazione vengono conservati per periodi commisurati alle necessità di funzionamento e sicurezza dei servizi online. I dati anagrafici e commerciali raccolti al checkout e quelli relativi agli ordini sono conservati per il tempo necessario alla gestione degli acquisti e per i successivi periodi richiesti dagli obblighi amministrativi, fiscali e contrattuali. Le informazioni sull’esito dei pagamenti sono trattate nei limiti necessari alla gestione delle transazioni e delle relative verifiche. I dati delle carte di pagamento sono trattati direttamente dal prestatore Stripe, secondo la propria informativa. Gli specifici tempi o criteri di conservazione devono corrispondere alle impostazioni e alle procedure effettivamente adottate.
Dati utilizzati per le comunicazioni informative e promozionali
I dati utilizzati per l’invio di comunicazioni commerciali sono conservati in presenza di una valida base giuridica, secondo periodi e criteri definiti dal Titolare, tenendo conto della durata dei rapporti commerciali e delle eventuali revoche od opposizioni.
Dati relativi al tracciamento delle comunicazioni email e alla profilazione
Considerata la natura del settore industriale in cui opera Ditom, caratterizzato dalla commercializzazione di macchinari, attrezzature e soluzioni tecnologiche che possono comportare processi decisionali pluriennali, la definizione dei periodi di conservazione delle informazioni relative alle interazioni commerciali tiene conto della durata dei processi di valutazione di acquisto. Pertanto le informazioni relative alle aperture delle email, ai clic, ai punteggi di interesse commerciale (Lead Scoring) e alle categorie di interesse attribuite attraverso i sistemi CRM vengono conservate per periodi proporzionati alle rispettive finalità, secondo termini e criteri definiti dal Titolare.
9. Profilazione e analisi degli interessi commerciali
Quando sussiste la necessaria base giuridica, Ditom può analizzare le informazioni relative alle richieste e alle interazioni con le comunicazioni per individuare gli interessi professionali e commerciali dei destinatari. Tali attività possono comprendere l’attribuzione automatizzata di punteggi di interesse commerciale (Lead Scoring), l’assegnazione di tag, la segmentazione dei contatti e l’attivazione di differenti percorsi di comunicazione in base alle interazioni registrate.
L’interessato può revocare il consenso alla profilazione in qualsiasi momento, mantenendo, ove desiderato e legittimamente consentito, la ricezione delle comunicazioni informative e promozionali non personalizzate. Le attività descritte non comportano decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sull’interessato.
10. Tracking pixel nelle comunicazioni email
Ditom utilizza strumenti tecnologici per analizzare l’efficacia delle proprie comunicazioni informative e commerciali inviate tramite posta elettronica. Le comunicazioni email possono contenere strumenti denominati tracking pixel, costituiti da piccoli elementi grafici generalmente invisibili al destinatario, che permettono di rilevare il caricamento delle immagini del messaggio e di acquisire informazioni relative alla sua apertura.
Mediante tali tecnologie possono essere rilevate, nei limiti delle funzionalità effettivamente utilizzate, informazioni relative all’avvenuta apertura delle comunicazioni e a eventuali aperture successive.
Quando richiesto dalla normativa, il tracciamento individuale è effettuato previo consenso informato.
Il consenso al pixel può essere ricompreso in quello alle comunicazioni promozionali secondo le condizioni indicate dal Garante, fermo restando il diritto di revocare soltanto il tracciamento senza necessariamente rinunciare alle newsletter.
Le richieste possono essere indirizzate a customercare@ditom.it. La revoca non incide sulla liceità dei trattamenti precedenti.
11. Diritti dell’interessato
Ai sensi degli articoli 15–22 del GDPR, l’interessato può esercitare, nei casi e nei limiti previsti dalla normativa, il diritto di:
Accedere ai propri dati personali e ottenere informazioni sul loro trattamento.
Richiedere la rettifica dei dati inesatti o l’integrazione di quelli incompleti.
Ottenere la cancellazione dei dati quando ricorrono le condizioni previste dalla normativa.
Richiedere la limitazione del trattamento.
Opporsi al trattamento dei dati personali, compreso il trattamento per finalità di marketing diretto e la profilazione a esso collegata.
Richiedere la portabilità dei dati, ove applicabile.
Revocare in qualsiasi momento i consensi precedentemente prestati.
Revocare selettivamente il consenso al tracciamento delle comunicazioni email, mantenendo, ove desiderato, l’iscrizione alle comunicazioni promozionali.
L’interessato ha inoltre il diritto di non essere sottoposto, nei casi previsti dall’articolo 22 del GDPR, a decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogamente significativo sulla sua persona.
Per esercitare i propri diritti è possibile inviare una richiesta all’indirizzo customercare@ditom.it.
Ditom fornirà riscontro nei termini previsti dalla normativa vigente.
12. Reclamo all’Autorità di controllo
L’interessato che ritenga che il trattamento dei propri dati personali avvenga in violazione della normativa vigente ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, fatto salvo ogni altro rimedio amministrativo o giurisdizionale.
Garante per la protezione dei dati personali – https://www.garanteprivacy.it
13. Aggiornamenti dell’informativa
Ditom si riserva di aggiornare la presente informativa per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecnologiche che interessino le modalità di trattamento dei dati personali.
La versione aggiornata sarà resa disponibile sul sito web aziendale.
